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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定


档案法规  加入时间:2016-03-22 03:48:06  zadaj   点击:493

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

 

第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。

  《规定》的制作目的和依据是什么?

制定《规定》的目的是“便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期,使所有保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用”。

制定《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。《档案法》第十一条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交。集中管理,任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料。禁止擅自归档”。《档案法》第十五条规定:“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案”。《档案法实施办法》第十二条规定:“按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人不得据为己有或者拒绝归档。”《机关档案工作条例》第十六条规定:“机关档案部门应根据国家的有关规定,编制本机关或者本专业系统的《档案材料保管期限表》”。这些法规文件都是制定《规定》的法律法规依据。

《规定》的实施范围包括哪些单位?

从《规定》的第一条可以看出,《规定》的实施范围是各级党政机关和人民团体(统称机关)。《规定》第十四条指出:“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。

《规定》的实施范围包括执行范围和参照执行范围。《规定》中的“机关”包括各级党政机关和人民团体,各级人大、政协、法院、检察院等,这些机关都属于《规定》的执行范围。属于《规定》执行范围的机关必须按照《规定》的要求,在同级档案行政管理部门的监督指导下,编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。军队系统、民主党派、企业事业单位属于参照执行单位,参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的帮助指导下,开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。需要明确的是,具有行政管理职能的事业单位属《规定》的执行范围。这些单位必须依照《规定》,编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并报同级档案行政管理部门审查同意后执行。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

如何理解“机关文件材料”的含义?

“文件材料”一词在档案工作中被广泛使用,例如,《机关档案工作条例》第十二条,机关档案部门接收的档案,要符合“应归档的文件材料齐全、完整”,“归档的文件材料,保持它们之间的历史联系”;《档案法实施办法》第十二条,“按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者工作人员集中管理。”

    这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录,对“机关文件材料”的内涵作出了明确的界定。从门类上分“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料;从载体上分,可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。《规定》界定“机关文件材料”的内涵,就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的文件材料的归档工作,而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。《规定》虽没有其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限表,但根据《规定》第九条,“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行”。

第三条 机关文件材料归档范围是:

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

机关文件材料归档范围包括哪些内容?

根据《规定》第三条,机关文件材料归档范围包括四个方面,这四款原则规定,既是机关判断文件材料是否归档的价值标准,同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性,便于各机关从实际工作出发,根据本机关具体职能活动,合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。

《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分,原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料,不仅包括文书材料而且包括非文书材料,如科技文件材料、人事文件材料等;不仅包括了纸质文件材料,而且也包括非纸质文件材料,如磁性载体文件、电子文件等。文件材料的内容及其载体差异性较大,内容也较庞杂,如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学、也不实际,在技术处理上也存在操作的困难。因此,国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档作宏观、指导性规定。本着“先易后难,分开处理”的原则,《规定》对机关文件材料的归档范围有具体要求,对非文件和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求,即“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档保管期限,按国家有关规定执行”。

第四条 机关文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

机关文件材料不归档范围包括哪些内容?

机关文件材料不归档范围包括上述四个方面,  这里需要注意把握的问题是:“一般性文件的历次修改稿”  如果有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿,即使没有机关领导人的签批、审改意见,原则上亦应纳入机关文件材料归档范围,与正本文件、文件处理单一并归档。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

属于机关归档范围的文件材料为何要实行集中统一管理?

《规定》第五条,规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。这是对《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个个不得据为己有”的具体化。

    各机关应归档的文件材料,要实行统一管理.集中统一管理可以分为两个方面,一是对本单位档案实体实行集中保管,统一整理、编目,提供利用;另一方面对本单位的全部档案信息(目录、数据等)按统一的管理制度进行集中管理。《档案法实施办法》第二十七条规定,将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的,同级档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。上述措施主要是确保机关文件材料归档齐全完整。

    第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

保管期限的标注问题:文件袋上标:永久、3010;文件盒上标:永久、30年、10年。

永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交,以确保有永久保存价值的档案得到有效保管和保护,为国家积累历史财富和文化财富。定期保管的文书档案主要由机关自己留存,备机关日常工作查考利用,保管期满后经机关鉴定,或销毁或延长保管期限。

定期分为30年、10年,是指一般条件、一般情况下的基本划分方法。机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限。定期保管的文书档案必须实行标时划分,不能直接注明或写上“定期”,主要是便于对机关达到保管期限档案的鉴定销毁工作。明确的标时划分克服了以往对档案保管期限较为模糊的划分方法,避免了以往短期保管档案(15年以下),一般要等到了15年以后才对其开展鉴定销毁工作,长期保管档案(16-50年),一般要等到50年以后才对其开展鉴定销毁工作的问题。

我国对文书档案的保管期限采用标时制尚处于初级起步阶段,与欧美一些国家相比,标时划分还显得较为粗略,这主要是顾及我国档案工作的传统管理方式和整理方法,但标时制代表了档案保管期限划分的改革方向。

第七条 永久保管的文书档案主要包括:确定原则是以我为主、以人为本

  ()本机关制定的法规政策性文件材料;

  ()本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

  ()本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

  ()本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

  ()本机关机构演变、人事任免等文件材料;

  ()本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

  ()上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

  ()同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

本机关制定的法规政策性文件材料,例如国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,这份文件属部门行政规章,具有法律效力,国家档案局不仅要将其纳入归档范围,而且在保管期限的划分上要列为永久保管。本机关召开重要会议形成的主要文件材料,例如国家档案局每年召开一次的全国档案局长馆长会议的主要文件材料,包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主报告等文件材料要永久保管,其他文件材料定期保管。本机关重要的报告、总结,比如国家档案局就档案移交工作给中办领导的请示,国家档案局每年的工作总结等,这类报告、批示和总结都是国家档案局重要的文件材料,应永久保管。总之,把握机关文件材料重要性和一般性,是否永久保管,要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。

 第八条 定期保管的文书档案主要包括:

(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本机关一般性事务管理文件材料;

(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

把握文件材料的“一般性”,要看文件材料涉及的 问题是不是常规性、技术性等方面的问题。比如某省档案局请示国家档案局,按件整理的档案装盒后,是否要编制盒号,这类问题是技术性问题,相关的文件材料就属于“一般性”。又如,机关年度以下统计报表,也属“一般性”材料。

  第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

《规定》对机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限怎样要求的?

  我国现有各种专门档案管理办法、规定近30种,有的办法或规定涉及到了文件材料归档范围,有的涉及到发档案保管期限,有的两者兼而有之。比如涉及到人事档案管理的规范性文件有:《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》,前两个文件包含了人事文件材料应归档内容,但未涉及人事档案的保管期限。又如《会计档案管理办法》,既有会计文件材料的归档范围和会计档案的标时保管期限,是一份有关会计文件材料归档范围和会计档案保管期限的规范性文件,具有较强的指导性和操作性。又如《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等规范性文件,都标明了专门文件材料的归档范围和档案保管期限,具有较强的针对性和实用性。2002年市档案局编制的《档案工作文件汇编》下册,专门辑录了人事、基建、会计等专门文件材料的归档范围和档案保管期限的相关规定。

  按照《规定》第九条的要求,机关专门文件材料的归档范围和档案保管期限,国家已有规定的,按现有规定执行;国家没有规定的,由国家档案行政管理部门会同专业主管部门制定后执和行;在其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限规定未出台以前,应参考已有的文书及专门档案的规定。

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

本条对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求,以确保电子档案的长期有效性、可读性。元数据是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境;背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

市局要求电子文件归档有啥归啥,不要求电子文件与纸质文件一一对应。把微机中现有的电子文件与归档的纸质文件对应的放在文件夹里,与纸质文件的档号对应上,用重命名修改为档号即全宗号—年度—期限—件号。永久、长期、短期三个文件夹。

    《规定》第十条提出,“机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档”,这里明确了纸质文件材料归档的组成要件。在机关文书处理过程中,办理各种文件,常有文件处理单或发文稿纸,包含有拟办、批办承办、审核、签发等多种不同内容,体现了文件形成的过程和来龙去脉。机关归档时,应将文件处理单、发文稿纸与正本文件一并归档。

    第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

《规定》对两个以上机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料的归档有何要求?

第十一条,明确了机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料由谁归档、应该归档哪些文件材料的问题。

   主办机关和其他机关虽然归档内容相同,但在档案的保管期限划分上是不同的,主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关,这点体现在附件《文书档案保管期表》中,有利于避免内容相同的档案重复进馆问题。

    第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

  有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。

本条明确了各机关编制的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表应履行怎样的审批程序?

这次各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作与以往不同,以往制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后即可执行,只报同级档案行政管理部门备案,现在是由“审批制”代替“备案制”。《规定》施行后,各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表要经过档案行政管理部门审查同意后才能执行。

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析。目前,各级机关确定文书档案保管期限应依据国家档案局8号令。然而,再详细的保管期限表也不能穷尽所有档案文件材料,因此,确定某份文件保管期限必须对文件材料进行价值分析。

 

第一是分析归档文件的责任者

 

  文件材料保管期限的划分应“以我为主”,即“我”形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的“我”,一是指本机关,包括本机关各部门、直属机关等;二是指本系统,指本机关同一系统或同一系统的上级机关,尤其指具有垂直领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。

  1.分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档;外机关形成的属本机关主管业务的文件材料,应在本机关归档,但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下,本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少要长一个档次。

  2.分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档;外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档,但其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下,本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。

  3. 分析归档文件责任者是本级还是上级、下级。本级责任者形成的文件材料,其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统,是党政领导机关还是其他机关等情况。

  4. 分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。划分保管期限时,无论是单个责任者还是多个责任者,只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应注意的是,多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限,如本机关是协办机关,则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。

5. 分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中,可能会出现上级批复、领导签署意见等情况。此时保管期限应从长。如有批复的请示一般保存30年以上;无批复的请示一般仅保存10年。

 

第二是分析归档文件的内容

 

   分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。“重要的”主要指三种情况:一是反映本机关的主要职能,其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要;二是反映本机关的基本面貌,如年度以上工作总结、综合统计表等;三是反映本机关经济关系,如本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。

  1. 分析归档文件是否体现机关主要职能。一是归档文件的内容是否为本机关主要职能。二是其内容是否反映本机关主要任务。三是其内容是否反映本机关的主要工作。四是其内容是否反映了本机关的中心工作。五是其内容是否反映了本机关的主要活动。六是其内容是否反映了本机关主要工作事项。七是其内容是否具有典型性。上述情况,其保管期限从长。

  2. 分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。一是归档文件是否反映本机关辖区内工作全貌。二是归档文件是否反映本机关工作状况。三是归档文件是否反映了本机关的工作水平。四是归档文件是否反映本机关工作规模。五是归档文件是否反映本机关工作变化。六是归档文件是否反映了本机关的工作发展。七是归档文件是否反映本机关较长时间的工作情况。上述情况,其保管期限相对较长。

  3. 分析归档文件是否反映本机关的经济关系。总的来说,价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。主要有三种情况:一是反映本机关产权关系的归档文件。二是反映本机关债权债务关系。三是下属单位的经济关系。

  4.分析归档文件是否涉及个人利益。归档文件涉及本机关人员较重要个人利益,涉及外单位个人利益,如行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产权证、公民学历和学位的证明、婚姻等文件材料;行政征收工作形成的税收征收、.资源费征收等文件材料;安置、抚恤、优待、补助、救灾扶贫等行政给予工作中形成文件材料,一般应作永久保管。

  5. 分析归档文件利用的时效性。某些文件只能在一段时间内有作用,其保管期限从短。但是文件的时效性不是档案保存期的决定因素。档案是一种历史记录,决定档案有无保存价值主要还是其能否反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系和个人利益等,这些档案在确定其保管期限时就应从长。

概括地说:归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析,同时还要结合文件的责任者来分析,一般来说,本机关、本系统责任者形成的内容重要的文件材料,可永久保存;内容比较重要的可30年保存;内容一般的保存10年。外机关、外系统形成的属本专业内容,且重要的文件材料,可30年保存;内容为一般的可10年保存,非本专业的文件材料一般不归档。

 

第三是分析归档文件的形式

 

  归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。

  1. 分析归档文件的文种。反映方针政策、重大事件、主要业务活动,具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等,比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长,但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。

  2. 分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。但有些重要文件经反复修改,其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要,这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限。

  3. 分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性,具有纪念价值。某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值,某些文件因书法或装帧优秀而具有艺术价值。这些归档文件都可作永久保存。

  归档文件的形式分析要结合文件材料的责任者、内容的重要性等来分析。一般来说,本机关、本系统上级机关形成的重要文种的文件材料,可永久保存;一般文种的文件材料可定期(30年、10年)保存。

第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的帮助指导下,开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。需要明确的是,具有行政管理职能的事业单位属《规定》的执行范围。这些单位必须依照《规定》,编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并报区档案局审查同意后执行。

    第十五条 本规定自颁布之日起施行,1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

如何理解《规定》的施行时间?

《规定》虽然从发布之日起施行,但对于一个机关来讲,必须遵守《规定》实施的相关程序,一个机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表必须经同级档案行政部门审查同意后才能具体执行,未经同级档案行政管理部门审查同意,不得擅自使用。因此,当新的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表没有获得审批时,只能沿用原来的有关规定。各机关要在区档案局的指导下抓紧工作,在规定的时限内完成本机关文件材料和文书档案保管期限表的编制工作和送审工作,实现新旧机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的有序衔接与顺利更替。全市统一由2008年废止87年颁发的两个文件,2009年开始执行8号令。

文书档案保管期限表

 

   1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

  1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料  永久

  1.2 大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报  永久

  1.3 重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料    30

  1.4 讨论未通过的文件      10

  2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料

  2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册  永久

  2.2 讨论未通过的文件      10

  3 本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录  永久

  4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

  4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要  永久

  4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报   30

  5 机关联合召开会议的文件材料

  5.1 本机关为主办的

  5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要  永久

  5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报   30

  5.2 本机关为协办的

  5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30

  5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10

  6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

  6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计  永久

  6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道    30

  6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排  10

同一会议形成的文件材料为何区分不同的保管期?

《文书档案保管期限表》第16条,对同一会议形成

的文件材料在归档时区分为不同的保管期限,这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。在编制档案保管期限表时,不一定将同一项职能活动形成的所有文件材料都划入同一保管期限。每项职能活动都有其主要、核心内容,形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的,有的是反映事务性活动的,价值程度不同,所以不能在保管期限的划分上同等对待。

    有的机关在对会议文件材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划入归档范围,而且在保管期限划分上采用了同一保管期,理由是遵循会议文件材料的成套性原则,便于查找利用。其实这种观点是不对的,首先,用这种划分方法判断档案价值是不科学的,会议文件全部归档而且全部定为相同保管期限,这是一种机械的简单化的做法,是不符合《规定》精神的。同一会议文件材料应有重要与一般、主要与次要之分,在划分保管期限时应有所区别。其次,随着信息技术、计算机技术的快速发展,查找利用档案变得越来越便捷,基于传统手工检索的成套归档整理原则将被逐步打破,对同一会议文件材料归档并界定为不同保管期限不仅不会对查找利用带来负面影响,而且会对科学开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用。

机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时,如何确定保管期限?

《文书档案保管期限表》第一条第2款中表明,机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时,其档案保管期限定为永久。

各级人民代表大会、政治协商会议召开年会时,都会形成一定数量的人大议案、政协提案。这些议案、提案都是经一定条件、一定程序才能成为议案、提案的,所提意见都很重要。这些议案、提案按照所涉及的内容,分门别类地由有关机构转给相关职能部门办理。根据议案、提案涉及的内容,有的是由一个职能主管机关单独办理,有的是两个以上联合办理,办理的结果要送达有关人大代表、政协委员,同时要送本级人大、政协机关。由于办理人大议案、政协提案过程中,承办机关有办理过程形成的文件材料,人大、政协机关有办理结果的文件材料,这里就出现一个由谁归档、保存多长时间的的问题。根据《文书档案保管期限表》第1条第2款的要求,主要承办机关对人大议案、政协提案及办理结果归档时,其档案保管期限定为永久。其他协办机关归档时可以定为30年。人大、政协机关对人大议案、政协提案及办理结果归档时,也定为永久。

7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

7.1 重要的        永久

7.2 一般的        30

7.3 本地区、本机关工作汇报材料     30

如何理解“上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要或一般”?

上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料,其“重要的”、“一般的”判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度来划分。党和国家领导人、以及省级部级以上领导检查、本地区、本机关工作形成的文件材料,属“重要的”;省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料,通常要具体情况具体分析,例如,县委书记到县档案局、馆检查工作,现场办公解决了县档案馆库的新建问题,这一问题对本地区讲是重要的,形成的相关文件材料机关在归档时就要永久保存;如果是一般性检查、视察工作,作了一番讲话、指示,相关文件材料应属一般文件材料,机关归档时其档案保管期限可定为30年。上级机关一般工作人员到下级机关检查、指导工作形成的文件材料,要根据检查、指导事由的重要程度,确保是否归档,重要的文件材料机关要归档,档案保管期限可定为30年,其他文件材料就不必归档。

在执行这一条款时,既要考虑上级领导级别,又要考虑上级领导视察、检查事由的重要程度,具体情况具体分析,再具体确定归档文件材料的保管期限。

 8 本机关业务文件材料

 8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料      永久

 8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

 8.2.1 重要业务问题的      永久

 8.2.2 一般业务问题的      30

 8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

 8.3.1 重要业务问题的      永久

 8.3.2 一般业务问题的      30

如何区分重要业务问题与一般业务问题?

机关在行使职能活动过程中,会产生一定的业务文件材料,有的业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容,属于比较重要的问题;有的涉及基础性、技术性内容,属一般业务问题。重要业务问题与一般业务问题的区分关键在于对业务内容的把握。例如:某省档案局向国家档案局请示关于能否开放馆藏档案的问题,这类问题属于档案开放鉴定业务,既比较敏感,也比较复杂,在档案工作环节中处于比较重要的地位,稍有不慎容易出现问题。因此某省档案局关于开放档案问题的请示与国家档案局的批复就属本机关重要业务问题,机关在归档时应划入永久代保管。又如中央某部向国家档案局发出了关于档案库房能否建在地下室的函,类似请示、咨询性质,这类问题是档案保护业务中的基本问题,属一般技术性问题,因此,其来函与国家档案局的复函载均属一般业务问题机关在归档时其保管期定为30年。总之,在一个机关什么是重要业务问题、什么是一般业务问题,只能是具体具体分析,不能一概而论。

  8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿   30

如何理解“本机关代上级机关起并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿”?

本机关代上级机关起草并采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。

在机关行使职能活动过程中,要代上级机关起草有关属于本机关、本行业、本系统业务的法规政策性文件,以上级机关名义制发或转发。例如,《机关档案工作条例》是一部重要的有关机关档案工作的法规性文件,起草机关是国家档案局,最后以中央办公厅、国务院办公厅名义联合印发,国家档案局报给中办、国办的最后稿本就由国家档案局归档,保管期定为30年;中办、国办对国家档案局上报的《机关档案工作条例》稿本可能有某些改动,也可能没有改动,最后以两办名义联合下发。归档时,联合发文的双方中办作为主办单位,将该文件定为永久保管;国办作为协办单位,将该文件定为保管30年。国家档案局收到该文件正式文本时,按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。

8.5 机关联合行文的文件材料

8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的      永久

 8.5.1.2 一般业务问题的      30

 8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的      30

8.5.2.2 一般业务问题的      10

机关联合行文形成的文件材料,主办机关与协办机关在归档时保管期限为何不同?

《规定》第十一条,“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形成的副本归档”

原件与副本、复制件在法律地位上是有所区别的。《档案法实施办法》第二十一条规定,档案的复制件载有收藏单位法人代表的签名或者印章标记,才具有与档案原件同等效力。《文书档案保管期限表》第5条、第8条第5款,将机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料归档时,主办机关和协办机关虽然都对反映内容相同的文件材料进行归档,但主办机关对档案保管期限的划分明显高于协办机关。按照国家有关档案工作的法律法规,档案馆应接收同级机关永久保管的档案,通过对主办机关、协办机关归档的内容相同的文件材料保管期限的调整,能有效控制内容相同档案的重复进馆问题。

以各级党委办公厅(室)、政府办公厅(室)名义联合发文或召开会议,如何确定主办机关和协办机关?

    以各级党委办公厅(室)、政府办公厅(室)名义(简称“两办”)联合发文或召开会议形成的文件材料的归档工作,应按《规定》第十一条,即由主办机关归档,其他机关将相应的复制或其他形式的副本。机关联合召开会议,一般是以“会议通知”用了谁的“以文字号”来区分谁是主办机关,谁是协办机关。但在机关日常工作中,有比较特殊的情况,以“两办”名义发文或联合召开会议,通常用的是各级党委办公厅(室)的发文字号,这是以“两办”名义发文的惯例。以两办名义召开会议,实际主办者可能是党委办公厅(室)也有可能是政府办公厅(室),这要从会议内容看是属党委还是政府归口管理的职责范围。如果是党委归口管理的职责范围,党委办公厅(室)就是主办机关,政府办公厅(室)就是协办机关;如果是政府归口管理职责范围,政府办公厅(室)就是主办机关,党委是协办机关。例如,某省以“两办”名义召开全省宣传工作会议,由于宣传工作归口党委职责范围,那么,主办机关是党委办公厅,协办机关是政府办公厅。又如,某省以“两办”名义联合发出加强农业工作文件,由于农业归口政府管理,那么,主办机关是政府办公厅,协办机关是党委办公厅。

  8.6 本机关编辑、编写的文件材料

  8.6.1 大事记、组织沿革等      永久

  8.6.2 简报、情况反映、工作信息等    10

  8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

  8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料   永久 

  8.7.2 执法检查情况汇总、通报,整改通知等   永久

机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案,其保管期限如何划分?

划分有效证件办理、审批过程中形成档案的保管期限,主要依据了有效证件的有效时限。《文书档案保管期限表》第8条第7款规定,20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证等的审批、管理文件材料,机关在归档时要永久保管,20年以下有效的许可证、执照、资质证等的审批、管理文件材料,机关在归档时定为30年保管。

对有效期为20年的证件办理、审批过程中形成的文件材料,在《文书档案保管期限表》中定为30年保管期限,这种划分方法虽显简单,但按照《规定》的精神,对“定期”这一时限可以按照档案的具体内容,结合工作实际际作出适当调整。一般有效证件的效期种类较多,有1年、2年、3年、5年、10年乃至更长,在办理、审批权有效证件的过程中形成的文件材料相当一部分是原件的复印件,且数量较多,机关对10年往下有效期证件办理、审批权过程中形成的文件材料,在归档时就不一定界定为30年保管期限。比如,出入境管理过程中公民因私出国办理护照,护照有效期为10年,有效期满后,公民得重新更换护照,又会产生一些文件材料,而且公安机关办理公民出国护照过程中形成的文件材料绝大多数是有关公民个人情况的复印件,如果将这类档案的保管期限都定为30年,期限过宽,在管理体制上不免带来人力、物力和财力的浪费。又比如出入境档案中有公安机关办理、审批公民往返港澳的通行证,通行证有效期一般在5年以下等,到期重新办理、审批,如果将这类档案保管30年,期限过长。因此,在划分机关证件的有效期作为主要参考,同时要结合机关工作实际,合理确定档案保管期限。

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料      永久

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料  永久

8.7.3.3  20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料    永久

8.7.3.4  20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料       30

8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料   10

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料

8.7.5.1 重要的       永久

8.7.5.2 一般的       30

如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料?

根据《中华人民共和国行政处罚法》,行政处罚的种类分为警告、罚款、没收非法所得、没收非法财物、责令停产停业、暂扣或者吊销执照、行政拘留和法律、行政法规规定的其他行政处罚七种。对行政处罚中形成的文件材料“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料;对受到没收非法所得,没收非法财物,责令停产停业,暂扣或者吊销执照,行政拘留处罚形成的文件材料,应视为“重要的”文件材料。

行政复议形成的文件材料,也应与所受行政处罚的种类结合起来,判断区分相关文件材料是“重要的”还是“一般的”,应遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”的区分原则。

  行政处分形成的文件材料,要根据处分类别区分“重要的”和“一般的”。根据《中华人民共和国公务员法》,结公务员违法违纪应当承担纪律责任的,要给予处分,处分分为:警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种,对受到“警告”处分的,应视为“一般的”,对受到“警告”处分以上形成的文件材料,应视为“重要的”。

国家赔偿过程中形成的文件材料,一般来说都属“重要的”。根据《中华人民共和国国家赔偿法》,导致国家赔偿的原因是国家机关和国家工作人员违法行使职权,侵犯了公民、法人和其他组织的合法权益而对当事者造成发损害,这种违法行为导致国家赔偿所形成的文件材料,归档时应永久保存。

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料  永久

8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料   10

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料  永久

8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料   10

年度以下计划、总结、统计材料在归档时如何把握?

在机关年度活动过程中,一般有季度、半年工作总结,

在统计材料方面,有的机关有月度、季度、半年统计材料。这类工作计划、总结、统计材料在归档时要具体问题具体分析,视机关主要职能而定,并不是机关所有年度以下的工作计划、总结、统计材料都要归档。比如对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料,机关应该归档。这些机关主要是一些经济运行管理部门,如各级统计部门、商务部门、发改委等。其他非经济管理部门年度以下工作计划、总结、统计材料一般只将本机关半年度工作计划、总结、统计材料纳入机关归档范围,保管期限定为10年,月度、季度工作计划、总结、统计材料可不归档。

如何区分重要职能活动与一般活动的总结、重要专题与一般问题的调研材料?

本条第8款,将机关重要职能活动的总结、重要专题的调研材料归档时定为永久保管,一般活动的总结、一般问题的调研材料归档时定为30年保管。

重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分,要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。以国家档案局为例,20世纪90年代开展的省级、副省级市和计划单列市综合档案馆目标管理考评活动、规模大、影响广,持续时间也较长,这一活动属国家档案行政管理部门一项重要的阶段性行政管理活动,其形成的总结材料是重要的,应划分为永久保管。专题调研材料如有关全国重点档案抢救工作的重要参考依据,属重要专题,应列为永久保管。一般问题的调研材料,这一专题调研材料主要涉及档案保管期限问题,问题比较小,则属一般活动的调研材料,可定为30年保管。

   8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料

  8.9.1 发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等        永久

 8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30

机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限?

《文书档案保管期限表》第8条第9款,出国或出境

访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料中,发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等文件归档时要永久保管;出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录归档时定为30年保管。

    同一外事活动有主要活动内容和非主要活动内容,反映同一外事活动的文件材料有主要和非主要的。因此,同一外事活动形成的各种文件材料价值有大有小,在归档时对不同价值的文件材料的保管期限应加以区分。

    有些机关习惯将出国、出境、培训等活动中形成的文件材料按照一个一个团组进行集中归档,并定为同一保管期限,理由是确保归档的齐全完整性,便于集中查找利用。这种做法虽然遵循了同一活动形成文件材料成套归档的思想,但对不同价值的文件材料没有区分不同的保管期限,谈不上是真正的价值鉴定,也就是说没有开展科学的、合理的档案价值鉴定活动。将机关同一外事活动形成的文件材料在归档时应划分为不同的保管期限,才符合《规定》机关开展档案价值鉴定的要求。

9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料      永久

9条第1款中“机构设置”与第11条第4款中“机构设置”的含义有何区别?

9条第1款中“机构设置”是指本机关内部机构的设置,机关设置内部机构时会形成的相关文件材料。如国家档案局内设办公室、政策法规司、档案馆(室)业务指导司、经济科技指导司、保管部、利用部、技术部、行财司,每个部、室、司下设若干处等。关于这些机构设置所产生和依据的文件材料归档时应永久保存。第11条第3款中“机构设置”是指导上级机关决定成立本机关形成的文件材料,包括机关行政级别、领导人职数、人员编制等内容。比如1954年国务院决定成立国家档案局,为国务院直属局。1993年国家档案局与中央档案馆合并,为中共央、国务院直属机构,副部级单位。这些机构设置文件材料虽由上级机关颁发,但与本机关的沿革、历史、职能密切相关,是本机关赖以生存和发展的依据性文件,本机关不仅要归档,而且要永久保存。

在实际工作中,有些机关由于忽视了对上级机关决定成立本机关时形成的文件材料的归档工作,常无法考查本机关成立的具体时间,这方面的教训是很深刻。

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件   30

9.3 人事任免文件      永久

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

9.4.1 受县级(含)以上表彰、奖励的    永久

9.4.2 受县级以下表彰、奖励的    30

先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,机关在归档时如何划分保管期限?

9条第4款,对受到县级(含)表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,归档时档案保管期限定为永久;对受到县级以下表彰的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料,归档时档案保管期限定为30年;

先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料归档时保管期限的划分是以表彰奖励的主办者行政区划级别、行政级别来划分的。在日常工作中,表彰、奖励的活动多种多样,内容也十分复杂,有综合性的评比表彰,如全国十大杰出青年评选活动、全国“五一”劳动模范评选等;有行业性的评比表彰,如国家档案局评选全国档案工作优秀集体和优秀档案工作者。凡是县级(含)以上的表彰活动,无论是本行政区域内综合表彰,还是行业系统表彰,形成的先进单位、劳动模范、先进个人的文件材料都应永久保管,其余的表彰材料保管30年。

评先表彰活动中,某一行业主管机关与同级人事行政管理部门联合表彰,评选出的先进个人一般是同一行政区域内的劳动模范,对于不同级别的劳动模范,国家和地方均有不同的物质和精神奖励,由于这些表彰材料直接涉及受表彰者的个人权益,应从长划分保管期限。

9.5 对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告(不含)以上处分的    永久

9.5.2 受到警告处分的      30

对本机关有关人员的处分材料,归档时其保管期限如何划分?

9条第5款,对本机关有关人员的处分材料,分受警告以上和受到警告两个档次,对受到警告以上处分人员的材料划为永久保管,对受到警告处分人员的材料划分为30年保管。

机关对有关人员的处分分为党纪处分与政纪处分。根据《中国共产党纪律处分条例》,违反党纪,要给予党纪处分,处分分为:警告、严重警告、撤销党内职务、留党查看、开除党籍5种。根据《中华人民共和国公务员法》,对公务员违法违纪应当承担纪律责任的,要给予处分,处分分为:警告、记过、记大过、降职、撤职、开除6种。党纪、政纪最低处分均为警告,凡受到警告以上处分的机关人员,相关处分材料均应归档并永久保管,只受到警告处分的机关人员,相关材料均应保管30年。

机关中除以处分手段对有关违法人员进行处理外,还有通报批评等手段,关于这类文件材料,鉴于相关人员违法违规情节轻微,有关文件材料在归档时档案保管期限可界定为10年。

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料      永久

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料    永久

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根        永久

9.9 职工名册       永久  

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

9.10.1 工作报告、总结,换届选举结果    永久

9.10.2 重要专项活动的报告、总结等    永久

9.10.3 党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料        永久

9.10.4 情况反映、工作简报      10

如何区分党团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结等文件材料?

9条第10款,党、团、工会工作活动中形成的重要专项活动的报告、总结等文件材料,在归档时其保管期限划定为永久。就行政机关而言党、团、工会工作活动虽不是一个机关的业务职能活动,但它们是机关工作中不可或缺的一部分。它们主办的一些专项活动不仅规模较大,而且影响也较大,其重要性不言而喻。如机关开展的“保持共产党员先进性教育”形成的阶段报告、总结,“讲学习、讲政治、讲正气”教育活动形成的报告、总结都很重要。这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动,其文件归档时应划分为永久保管。又如,机关工会组织本机关工作人员向受灾地区捐款捐物、为希望工程捐款等活动,属一般性专项活动,形成的报告、总结等文件材料,在归档时其档案保管期限一般可划定为10年。

  9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

9.11.1 重要的       永久

9.11.2 一般的       30

如何区分机关纪检、监察工作中形成的“重要的”和“一般的”综合性报告、调查材料?

“重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度,就是看案件最终处理结果。如果违规违纪的程度只达到受警告的处分条件,那么,形成的相关综合性报告、调查材料就属“一般的”,其档案保管期限划定为30年。如果违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件,那么,形成的相关综合性报告、调查材料就属“重要的”,其档案保管期限界定为永久。如果调查结论是查无实据,形成的综合性报告、调查材料,归档时其保管期限可划定为10年。此外,有的机关有年度纪检、监察工作综合性工作报告,这类综合性报告归档时其档案保管期限划定为永久,年度以下的可划定为10年。

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录   10

9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

9.13.1 有领导重要批示和处理结果的   永久

9.13.2 其他有处理结果的    30

本机关报处理人民来信来访的文件材料,在归档时如何划分档案保管期限?

在机关日常工作中,正确处理人民来信来访,是解决人民内部矛盾,维护社会稳定的有效方式。人民来信来访内容十分繁杂,一般是以维护公民待遇问题,有的要求纠正错案、冤案问题,有的是带有举报性质的来信来访,也有政策法规性的咨询、求解等,不一而足。机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档,一个先决条件是对来访是否有处理结果。如果没有处理结果,这类来信来访文件材料还暂时不能归档,因为处理过程没有完成,正如机关办理文件没有完毕一样;如果有处理结果,这类文件材料机关在归档时要看是否有领导重要要批示,据此来确定其档案保管期限。

本条款中的领导对人民来信来访所作批示,除党和国家领导人所作的批示视为“重要批示”外,其他级别的领导所作批示是否重要,一般要根据领导批示的具体内容而定。“重要批示”不是指泛泛批示,而是指对解决来信来访的明确态度、方式或方法,对事态发展态势的估计。如领导对某信访材料作出批示,“此事请**部门认真调查,如情况属实,要严肃追查相关人员的责任,这类领导批示就属“重要的“。如有处理结果,机关归档时应划定为永久保管期限。如领导只是泛泛批示、圈阅,“请**单位协调处理”,“请**部门根据国家有关政策回复”,这类批示就属“一般的”而非“重要的”批示,如有处理结果,机关归档时其档案保管期一般划定为30年。

10 本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料   永久

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

10.2.1 重要的      永久

10.2.2 一般的      10

如何区分本机关与有关单位签订的“重要的”和“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料?

 在机关事务管理过程中,机关与外单位签订的合同、协定、协议、议定书文件材料,都属法律文书。对这类文件材料价值判断标准应从文件材料法律价值出发,结合事由重要程度,合同、协定、协议等有效时限,或涉及资金的多少来具体区分其档案的“重要性”和“一般性”,合理界定保管期限。如某机关盖大楼,就要与施工方签订合同,合同金额较大,属机关固定资产范畴,这份合同就属重要的合同,机关归档时应永久保管。又如机关与某苗圃单位签订“五一”、“国庆”等长假期间供花合同,应划为10年。因此,一个机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料的重要与一般区分要因事而定。

10.3 接待工作的计划、方案

10.3.1 重要的      30

10.3.2 一般的      10

如何区分重要的和一般的接待工作的计划、方案?

重要与一般的接待工作计划、方案的区分关键在于接待

对象的级别。一般来说,重要的接待工作计划、方案,接待对象是指党和国家领导人。党和国家领导人到某地视察工作或进行调研,那么形成的接待计划、方案应属重要一类,可定为30年。

机关事务管理过程中,接待工作对象、成份也比较复杂,有机关接待兄弟单位,也有的是接待专项检查,还有外事接待,虽然接待对象的级别是区分接待工作计划、方案重要与一般的主要因素,但还要与接待事由的重要程度结合起来考虑。比如人大代表团组、政协委员团组对某机关进行视察、检查,这是属于重要的活动,相关接待计划、方案也就相对重要了,归档时可定为30年,而兄弟单位对口接待过程形成的接待计划、安排、方案等文件材料应属一般性的,其档案的保管期限可界定为10年。

10.4 机关财务预算      30

机关财务决算为何没有体现在《文书档案保管期限表》中?  《文书档案保管期限表》第10条第4款只将机关预算

文件纳入到文书档案保管范围,并定为30年保管,而未将机关决算文件纳入《文书档案保管期限表》。

1998年财政部与国家档案局联合印发的《会计档案管理办法》第十九条和附表二《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期表》中规定:“预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法”。附表二中第十四项已将行政单位和事业单位决算文件的保管期限定为永久,也就是说,已将机关决算纳入会计档案并定为永久保管,所以没有再将决算文件放在《文书档案保管期限表》中表达。

在机关日常工作中,大多数机关单位仍然是将决算当作文书档案对待的,即把机关决算归入文书档案类,而非归入会计档案类。比如同级财政部门对本机关的决算批复,大多数机关将决算报告及同级财政部门的批复作为文书档案来处理,并划定为永久保管期限,这种做法也是允许的。

10.5 机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料料        30

10.6 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料

10.6.1 重要的      永久

10.6.2 一般的      10

如何区分机关重要的和一般的国有资产管理文件材料?

本条款中“重要的”和“一般的”区分的原则是国有

资产的规模、数量及价值大小。如机关房产、机动车等价值相对大、使用寿命周期比较长,有关这类国有财产登记、统计、核查等文件材料,属于“重要的”划为永久。又如机关办公使用的,计算机、打印机、传真机、复印机等设备,这类设备价值相对不高,使用寿命周期相对较短,若干年后就要淘汰,重新更换,有关这类国有财产登记、统计、核查等文件材料应属一般的,划为10年。

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和手续  永久

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请      10

 

11 上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

11.1.1 重要的      永久

11.1.2 一般的      10

如何区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料?

“重要的”和“一般的”区分的原则,在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。例如,《机关档案工作条例》是一部重要的有关档案工作的法规文件,由中共中央办公厅、国务院办公厅印发。国家档案局是全国档案事业行政管理机关,首先就要面对全国各级档案部门,承担起对《条例》学习、宣传、贯彻、执行的任务。虽然国家档案局将上报给中办、国办的稿本定为30年保管,但国家档案局收到《条例》正本后,应将正本归档,并定为永久性保管。又如国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,属部门行政规章,具有法律效力。各省、自治区、直辖市、计划单列市档案局作为国家档案局的非直属下级机关,同时又是本行政区域内宣传、贯彻、执行《规定》的业务主管机关,就应把《规定》作为上级机关制发的属本机关主管业务的重要业务文件材料进行归档,并定为永久保管。

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料        10

11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料       永久

12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料         10

  如何理解上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料? 

  在机关日常工作中,上级机关有时印发非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料,比如《国家档案局关于学习贯彻国务院关于纠正行业不正之风工作部署的通知》(国档发[1990]14号),这是一份典型的非主管业务文件材料,发文对象是各省级档案行政管理部门、中央和国家机关档案部门,局属各事业单位。各省级档案行政管理部门、中央和国家机关的档案部门要贯彻执行这个文件,但又不属于本机关主管业务。各省级档案行政管理机关、中央和国家机关对这份文件进行归档时,保管期限可定为10年。

13 下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告    30

13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料   10

本机关对下级机关报送哪些文件材料进行归档,档案保管期限如何划分?

例如,各省档案行政部门管理部门上报国家档案局的重点档案抢救报告,属比较重要的专题报告,国家档案局要对这类报告进行归档,保管期限划定为30年。本机关对越级上报的文件材料不进行归档,如某县档案局越级上报给国家档案局关于开展重点档案抢救工作的报告,就不必归档。

 

 

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