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镇安县机关文书档案的整理归档方法和要求


档案法规  加入时间:2013-03-11 11:26:25  zadaj   点击:134569

档案分为文书档案盒、科技档案(基本建设、科学研究、设备仪器、产品)、会计档案、干部职工档案(人事档案)、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等,不同种类,不同载体的档案有不同的整理方法和要求,但整理原则相同,即“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”。

一、文件材料的归档整理与基本要求

文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)和《归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念

(一)归档文件:立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕应且具有保存利用价值的作为文书档案保存的纸质文件材料、电子文档材料。

(二)归档文件的整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章(编号)、编目(编制归档文件目录)、装盒,使之有序化的过程,它还包括与纸质文档对应的电子文件归档。

(三)全宗:指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格,可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说,一个立档单位的全部档案就是全宗。

(四)全宗号:是档案馆给立档单位的代号。

三、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

四、工作要求:

    强化收集、简化整理、细化检索、深化利用。

五、 文件材料整理归档的具体操作方法和要求

(一)收集

收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。收集应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施:

    要求:材料齐全完整、内容真实准确

    如何才能做到齐全完整?

 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。建立健全收发文登记制度,有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围,收集所登记的“红头文件”的归档。检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料:本单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料,专业会议材料,代表发言材料;本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料:会议记录本(党委、党组会议,行政、办公会议)等;各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同。以上收集到文件材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

     2、制订本单位的归档制度。

 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

1)明确归档范围

     凡是反映本单位各种职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)的归档范围和不归档范围,结合本单位职能及其内设职能部门工作实际,加强对工作中形成文件材料的研究,详尽编制本机关的文件材料归档范围。剔除不归档的文件材料,剩下的就是立档单位应归档的文件材料,必须进行归档。

各单位制定的归档范围,报送档案管理部门审批同意后,应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。    

2)归档时间

归档工作要求在次年的五月底之前完成。

确保按时完成一般运用三种形式结合收集:

      A、随办随归;

      B、定期收集;

      C、年终集中收集。

3)归档要求

      A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。

      B、收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集。

      C、文电合一。

      D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档。

      E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。

      F、附件随正件收集归档。

      G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。

(二)确定

     归档文件整理方法是以为单位,进行文件级整理。确定是归档文件整理工作的关键之一。的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定:

     1、文件正本与定稿为一件;

     2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件;

     3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。

     4、原件与复制件为一件;

     5、转发文与被转发文为一件;

     6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;

     7、成套的会议材料分别为件;

     8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;

     9、正文与文件处理单(办文单)为一件;

    10来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)分别为件;

    11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;

    12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位(如部门或时间等)组合,可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等;

    13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件;          

(三)件的装订

     件的装订主要是为了固定,使其便于保管和利用。

     在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

1、件的修整:

   1)对破损文件进行修裱;

   2)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制;

   3)去除文件上易腐蚀的金属物;对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。

   4)对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。

   5)小于16开的纸张应用A4纸贴衬。

   6)空白纸张抽除。

2、装订:

    镇安县文书档案采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐;不锈钢钉不宜钉得过多。(不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。)

3、件内的排序:

  1)正本在前,定稿在后;

  2)正文在前,附件在后;

  3)原件在前,复制件在后;

  4)转发文前,被转发文在后;

                 5)计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,正文在前,发文稿纸在后;

  6)文件处理单(办文单)归档的应放在最前面。

(四)件的分类

    分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有机体系的过程。

       一般统一采用年度保管期限的分类方法。

1、按年度归档:

     1)一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。年度以落款日期为准。如2012年形成的《2012年工作总结》应归入2012年。

     2)跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等;2008年形成的《2009-2013年工作规划》应归入2008年度; 某单位2011年立案、2012年结案的某信访案件,其文件材料统一在结案年度归档,即归入2012年。

     3)跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档

 4)几份文件作为一件时,归入排在最前面文件的签发年度文件日期为准具体地说来文与复文为一件,以复文为准等。几份文件作为一件,“件”的日期应以装订时排在最前面的。如调研报告、介绍信、审批表、统计报表等。

5)会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

6)文件没有标注日期时,需要分析该文件内容,制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据此按年度合理归类。

2、按保管期限归档:

    文书档案分为永久和定期两种保管期限,定期又分为30年和10年。   

    凡县委、县政府及县级机关各部门普发不是针对本机关(针对本机关是指文件内容记载有本机关的人或事),且不属于收文单位主要职能范围,但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。

(五)的排列

    排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。

    事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。

    “年度保管期限分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。

    具体情况处理:

1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内,把同一机构(或问题、文号)有内在联系(如同一次活动、同一项工作,同一个会议)的文件排在一起,即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

    4、一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档;

    这种分类方法也可做到文件随办随归。

    鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式,所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。

(六)编制归档号

归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号,使归档文件在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的,归档章盖在文件处理单上,以保护文件正本的原貌。

归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

(全宗号)

 

(年度)

2012

(室编件号)

1

 

(机构或问题)

(保管期限)

30

(馆编件号)

(总页数)

2

 

 

 

 

 

1、盖章要求:

   1)归档章一般采用红色印泥,盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一;

   2)归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容;

   3)若归档文件前有文件处理单(办文单),归档章可加盖在文件处理单(办文单)上。

2、归档章具体栏目的填写:

   1)全宗号:是档案馆给各个进馆单位编制的代号。交通系统统一暂空不填。

   2)年度:填写文件归档年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2007”,不必加

   3)保管期限:填写归档文件保管期限的简称,即:永、30年、10年,不可用“123”等代码表示。

   (4)件号:填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号,若统一采用年度-保管期限分类方法,则一个单位每年永久、30年和10年三个流水号,每年都是从1”开始编。馆编件号进馆时按标填写,现暂空不填。实行文档一体化管理模式时,件号系统会自动给定。如2012年永久123……8230年件号:123……11110年件号:123……888

   5)机构或问题栏:此栏不必填写。

   6)(总)页数:填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。若这份文件有页码的则不必重新编页码;若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码;若此件归档文件是由几份文件组成的,且每份文件本身有页码的,则不必重编页码,只要将每份文件的页数相加;若无页码,则需通编页码。

馆编件号待档案移交给档案馆后,由档案馆根据需要填写。

(七)编制归档文件目录

     编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

此项工作在手工管理条件下,需要档案人员手工录入;若实行文档一体化管理模式,此工作在文件收发时可一并完成。归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

1

镇安县

档案局

镇档发[2012]12

关于县2012年度机关归档文件整理工作情况的通报

20120611

2

 

2

镇安县委办

镇办发[2012]113

关于对全区行政村档案工作进行检查的通知

20121113

4

 

    填写归档文件目录的要求:

    1、件号:填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号,但一组会议材料等应分别编件号。

2、 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称,注意不要用本公司、本处等。若是几个文件组成的一件,只填写排在最前面的文件责任者。①文件为一个单位责任者则填写这个单位的全称或通用简称,如“镇安县发展改革委员会”填写“镇安县发改委”。②多个责任者联合发文时,应选填三个以内的重要责任者。③文件上无责任者的要考证并加“[ ]”,如:镇安县发改委。责任者栏不能填写起草文件的单位或个人,也不能填写文件的承办者。

    3、文号:填写文件的发文字号,一般由机关代字、年度、顺序号组成,须填写完整。如镇档发[2012]12号。没有文号的空着不填,不得填写诸如会议文件之一某刊第几期等。

    4、 题名:即文件标题。一般应如实填写。

   1)没有题名或题名不规范的可自拟标题,外加“[]”号;如干部任免、表彰先进等文件;

   2)在计算机辅助管理条件下,若标题较为笼统,需进一步细化著录,以便快速检索。

    5、日期:文件形成时间,以阿拉伯数字标注年月日,如20120611”,若文件无日期,可用0000” 代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致,则按排在最前面的文件形成时间填写。

    6、页数:填写归档文件有字(有内容)页面的总页数。

7、备注:注释文件需说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多,备注栏难以填写时,可在备注栏中加注“*”号,将具体内容填写入备考表中。

    归档文件目录应以A4幅面打印后统一装订成册,前面放置统一格式的归档文件目录封面后放入档案盒内保管。用永乐文档一体化档案管理软件形成的归档文件目录数据须脱机备份。

(八)装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度,不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求:归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中,否则,在以件为单位进行管理的情况下,一旦归位错误,将很难再找回,甚至可能从此成为“死档”。

2.档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“/”号连接。

3.备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时,如某件文件须说明的情况复杂,目录备注栏填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

②整理人:填写负责整理归档文件的人员姓名,以明确责任。

③检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名,以示对整理质量的监督检查。

④日期:填写归档文件整理完毕的日期。

(九)编制检索工具

1.归档说明(全宗说明)内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况(领导班子、内设机构及领导任职情况)本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否,档案数量,有何缺陷)。

2.打印归档文件目录(采用国际标准A4型纸,永久目录打印一式三份,30年、10年期限的目录打印一式一份)。编制封面,并根据需要分保管期限与归档说明(全宗说明)装订成册:归档说明(全宗说明)、永久目录装订一式两本;归档说明(全宗说明)、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

全宗名称:立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

年度:填写本目录所登录文件的形成年度。如:2003年、2003-2008

保管期限:根据目录中所登文件的保管期限填写。如:永久,永久、30年、10年。(十)档案排架

1、编制盒号:用铅笔分保管期限编制年度流水号。

2、排架方法:在同一保管期限中,按年度顺序,从左至右、从上至下。

    六、每年归档工作结束后材料报送要求

每年各单位文件材料整理归档工作要求于6月底前结束。并将归档文件目录(纸质和电子版)、机构人员变动情况表、整理归档工作小结、单位上年度工作总结(或工作年鉴)和各单位上年度始发电子文件(用光盘保存)等材料装盒后报送县档案局。

件级文件(文书)归档,是以纸质档案为基础,电子文档为辅助的归档方法。二者相互相成,缺一不可,为此各立档单位,必须做好电子文档归档工作。在建立纸质档案的同时,要建立电子档案。电子档案的分类、排序、编号等应与纸质档案一致统一。建立电子档案应注意:1、在本单位打印的文件材料直接归档;2、在外单位打印的文件材料,应拷贝回本单位归档;3、无法电子拷贝的文件材料应用电子扫描仪扫描,核对无误后归档。3、建立电子档案应根据立档单位的具体情况,有保存条件的应备份可与文书档案一起向县档案馆移交,没有保存条件的按年度将电子档案与目录(用光盘保存或U盘)一起向县档案局(馆)报送,县档案局(馆)代保存。

                                                   镇安县档案局

                                                           二0一三年三月十一日

 

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