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镇安县档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的通知


档案法规  加入时间:2010-07-08 09:53:17  zadaj   点击:1750

各乡镇人民政府,县级各有关部门:

    根据国家林业局、国家档案局《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》(林策发〔200761号)和陕林发〔200999号文件要求,为切实做好我县集体林权制度改革档案工作,加强林权改革档案管理,确保林权改革档案完整、准确和安全,现将林权档案工作有关要求通知如下:

    一、充分认识加强林权改革档案工作的重要意义

    林权改革档案工作是林权改革工作的客观反映和重要历史凭证,是巩固集体林权制度改革成果,维护林权权利人合法权益,稳定和完善农村林地林木承包关系,保持农村社会稳定的一项基础性工作,对深化集体林权制度改革,促进社会主义新农村建设具有十分重要的意义。各有关单位要充分认识到林权改革档案工作的重要性,将林权档案管理工作经费纳入年度工作预算,落实好林权档案管理工作人员,把林权改革档案管理工作作为深化林权改革的重要工作,切实抓好、抓实、抓到位。

二、明确林权改革档案工作的基本原则

(一)坚持统一管理的原则。加强林权改革档案管理,是各级林业、档案部门的应尽职责。要严格按照林业、档案的有关法律法规和政策规定,根据林权改革的工作需要,明确档案管理要求,加强组织领导。

(二)坚持分级负责的原则。各乡镇人民政府和林业部门要按照档案工作的要求,认真抓好本单位的林权改革档案管理,做好林权改革档案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作。县林业局要做好林权登记发证档案管理工作。县档案局要加强对林权改革档案工作的监督和指导。

(三)坚持同步进行的原则。档案管理是林权改革工作的重要内容。档案管理要与改革工作同步进行、协调开展,做到改革工作进展到哪里,档案工作就延伸到哪里。要确保林权改革全过程档案资料的完整、准确与系统,使之及时、完整、准确地反映林权改革状况。

三、集体林权制度改革档案管理的工作任务和内容

各乡镇人民政府和林业部门应当在县档案局的统一指导下,根据工作职责、文件类别等实际情况,制定林权改革文件材料的归档范围、保管期限和分类方法。

(一)明确归档范围。在林权改革过程中形成的应归档文件一般包括:各种会议材料、文件、工作计划、实施方案、工作宣传、检查、汇报、总结等材料,由主办单位按文书档案归档保存;森林资源调查图表、林权界线图表、各种汇总清册、统计表,林权登记申请表、林木林地权属证明文件、公告材料,现场勘验认界材料、附图或者地块示意图、登记的核准文件、林权登记台账等林木和林地权属登记发证原始材料,林权管理信息系统的备份等材料,由县林业局归档保存,同时将一套原件移交县档案馆保存;落实产权中的各村调查图表、清册、实施方案、合同、协议、村民代表大会记录、决议、公示等材料,由乡、村有关单位归档保存;林权争议、来信来访、矛盾纠纷调处等材料,由受理单位归档保存。

(二)明确保管期限。保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。本单位的政策性文件;重要会议、重大活动、重要业务文件;重要问题的请示与批复,重要的报告、总结、统计、汇总材料;重要的合同协议、凭证性文件材料;上、下、同级机关关于重要业务问题的往来文件等,应定为永久保管。上级机关颁发的需要本单位贯彻执行的文件和一般职能活动形成的一般性、过程性文件可定为定期保管。

(三)明确分类方法。林权改革档案应作为文书档案进行管理。产生业务文件较多的单位,可再按照合同类、林权登记类、调查类、综合类等进行类目设置,也可结合工作实际情况采取其他适当的分类方法。

    四、切实规范林权改革档案管理工作

各乡镇人民政府和县林业局要根据档案管理的有关法律法规,健全各项管理制度,规范和加强林权改革档案管理,确保档案工作质量。

(一)确保档案的形成质量。归档文件应为原件,因特殊原因留存复制件的,必须由经办人核准,并注明原件的存放处。凡需归档的文件材料要确保真实有效,做到字迹工整、数据准确、图样清晰,签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备,使用的书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保护的要求。照片和图片要有文字说明。非纸质材料要配以相应的目录和说明,并确保载体的有效性,重要的电子文件要使用不可擦写光盘,并制成纸质档案保存。

(二)做好档案的收集整理。各单位的林权改革档案的归档工作要在确权发证结束后2个月之内全面完成。参与林权改革工作的单位应指定专人负责林权改革档案的整理工作。严格执行档案管理制度,已办理完毕需归档的文件材料应及时归档,不得据为己有和拒绝归档。林权改革档案中的文件类材料,一般应按年度归档整理;资源调查、林权勘验等图纸资料,一般应装订或折叠成册,林权登记档案材料,一般以宗地为单位保管,在完成工作后及时归档;权属发生变化时,应及时补充变更记录。林权改革文件归档整理后,应编制档案检索目录,有条件的单位应建立档案信息管理系统。

(三)做好档案的保管和移交。各乡镇人民政府和县林业局要形成两套林权改革档案,在林权改革工作验收后3个月内,将其中一套(要求原件)移交给县档案馆。

五、切实加强对林权改革档案管理工作的领导

(一)加强组织领导。各乡镇人民政府和县林业局要高度重视林权改革档案工作,加强领导,精心组织,将此项工作纳入林权改革工作计划同步进行,确保档案工作人员、资金、设备及时到位,为档案管理工作的顺利开展提供保障。

(二)完善工作机制。各乡镇人民政府和县林业局要建立档案工作领导人负责制和档案管理人员责任制,配备业务素质高、工作责任心强的工作人员专门负责林权改革档案工作,健全各项制度,完善档案工作体系。要加强对档案工作人员的业务技术培训,提高业务素质。档案工作人员要认真执行档案工作的各项规章制度,严格按照有关要求,认真做好林权改革档案工作。

(三)加强检查指导。县档案局和县林业局要密切配合,通力协作,加强对林权改革档案工作的检查指导,把档案工作纳入林权改革成果检查验收项目,确保档案工作健康有序地进行。县档案局要主动为林权改革档案工作提供业务咨询和技术服务,确保林权改革档案管理工作质量。

附件:

镇安县县集体林权制度改革文件材料

归档范围及保管期限一览表

 

阶 段

归 档 范 围

类 别

 

 

1阶段

宣传发动

组织培训

1.林权改革宣传动员会议记录及相关材料

综合类

永久

 

2.林权改革工作机构设置、人事任免文件材料

综合类

30

文号为件

3.林权改革宣传动员重要活动文件材料

综合类

30

 

4.业务培训材料

综合类

10

 

5.阶段工作计划、小结

综合类

10

 

2阶段调查摸底制定方案

1.林权现状调查登记材料(报表、图表、清册等)

林权类

30

以村组为件

2.森林、林木、林地资源状况

林权类

永久

以村为件

3.林权改革方案、会议记录

综合类

永久

 

4.林权改革方案公示材料

综合类

永久

 

5.林权改革方案定稿及上级意见、批复

综合类

永久

 

6.阶段工作计划、小结

综合类

10

 

3阶段落实权属勘测定界调处纠纷核发证书

 

1.林权登记申请表及附图

林权类

永久

以组为件

2森林、林木和林地权属证明文件(含合同、协议)

林权类

永久

以组为件

3.勘界协议、宗地四至位置图

林权类

永久

以组为件

4.联户申请林权发证协议书

林权类

永久

以组为件

5.林权登记委托书

林权类

永久

以组为件

6.申请人资格证明及申请人身份复印件

林权类

永久

以组为件

7.其它能证明权属关系的文件材料

林权类

永久

以组为件

8.承包合同书

林权类

永久

以组为件

9.林权登记台账(包括自留山台账、家庭承包台账等)

林权类

永久

 

10.林权证发放登记表

林权类

永久

 

12.林地权属勘察登记表、统计表

林权类

永久

 

13.林地资源调查测量图表、清册

林权类

永久

 

14.其它林权登记文件材料

林权类

永久

 

15.林权界线确认书

林权类

永久

 

16.林权争议与调解过程形成的原始记录

纠纷调处类

永久

以户为件

17.双方当事人之间依法达成的协议书

纠纷调处类

永久

以户为件

18.人民政府依法调解的意见、批复、请示

纠纷调处类

永久

文号为件件件

19.人民法院判决书、裁定收、调解书

纠纷调处类

永久

文号为件

20.纠纷调解申请书

纠纷调处类

永久

户为件

21.纠纷调解卷宗

纠纷调处类

永久

一宗一件

22.其它林权纠纷调处材料

纠纷调处类

永久

户为件

23.阶段工作计划、小结

综合类

10

 

各阶段

综合材料

1.林权改革工作会议文件材料、记录

综合类

永久

 

2.林权改革工作政策性文件、通知等

综合类

永久

 

3.林权改革工作计划、总结、汇报

综合类

30

 

4.林权改革调研、专题、材料及汇编书籍等

综合类

30

 

5林权改革检查验收、考核考评、档案移交等材料

综合类

永久

 

6.林权改革工作重要活动文件材料

综合类

永久

 

7.上报的各类林权统计报表、信息

综合类

永久

 

 

备注:1、其他未列入归档范围的林权改革文件材料,各有关单位按文件材料性质列入相应类别进行归档。2、各阶段会议记录依次排放合为一件。3、案卷装定、排列、编号、编目、装盒、材料一律按8号令要求执行。

 

 

 

上一条:重大建设项目档案验收办法
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