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浅谈怎样做好新时期数字化档案工作


工作研究  加入时间:2009-10-30 15:57:35     点击:2432

陕西省镇安县档案局  何从战 陈永弘 

数字化档案是档案工作的重要组成部分,所谓“数字化档案”,指的是人类利用数字技术,以数字代码方式,将文字、图形、声音、影像等内容编辑加工后,存储在电、光、磁介质上,通过计算机或具有类似功能的设备存储信息以便日后查找利用的工作。它以现代科学媒质为载体,是国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的真实历史记录,是国家和社会极为珍贵的原始资料。从我国档案载体形式看,经历了以甲骨、兽皮、竹简、布帛、纸质等材料作为传播介质记载历史的时代,现在人类利用计算机、手机、电子阅读器等科技手段,以数字化编码的形式阅读存储信息,与传统的纸质档案相比,数字化电子档案物具有存储量大、检索便捷、便于保存、成本低廉等优点,数字化档案的阅读利用日益受到人们欢迎和青睐。

随着科学技术的进步,记述历史不再是单一纸质材料,电脑、内存卡、DV摄像机、数码照相机等新型数字化记录存储设备已在我们社会生活中广泛运用,档案的生成方式发生很大变化,档案工作者面临新型媒质载体与传统纸质载体记载历史并存的时代。为此,国务院办公厅下发《电子公文传输管理暂行办法》,规定:电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力;国家档案局也先后制发了《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《照片档案管理规范》等电子、声像档案规范性文件。这些规定,明确了数字化档案的法律地位及其管理要求。但,人们对新型媒质材料归档的认知需要有一定时间性,因而目前在数字化档案材料管理中仍普遍存在着一些问题。主要是:担心数字化档案能否持久保存,也就是担心现在的数字化档案在数十年后是否会被更进步的科技产品所取代,而成为无法保存和阅读的废物,相比之下,纸质档案则能保存持久,如两千年前写在纸绢上的卷轴档案到现在还保存良好,因而对收集、保存数字化档案就产生了认识上的困惑;再则,数字化档案一般保存在硬盘、移动磁盘、软盘、光盘、储存卡、磁带、感光等材料上,有保存空间小,携带方便,记录手段先进,信息成果可多份拷贝等诸多优点,但由于记录的载体特殊,存储的方式分散,保存的档案信息数据具极不稳定性,容易修改、丢失,这也给管理工作带来了很多实际问题。为解决上述问题,就应该采取的对策谈如下几点看法:

一、解放思想,提高认识,强化数字化档案工作的组织领导

党和国家非常重视新型媒体的建设与发展,2008620日上午,中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛来到人民日报社,通过人民网强国论坛与网友在线交流;他谈到新型媒体建设时,深切指出:“当今社会,随着经济社会快速发展和科技不断进步,信息传递和获取越来越快捷,必须加强主流媒体建设和新兴媒体建设”。加强“新兴媒体建设”,不仅是新闻部门的需要,同样是档案部门所必须的。档案工作者要加强学习,解放思想,充分认识数字化档案的重要性和特殊性,树立前瞻性思维与创新意识,对具有重大意义的数字化档案要以锐敏的眼光提前介入,跟踪建档。应该看到,虽然目前的数字化材料易于消磁而不具有保存的持久性,但是依据现有科技手段,采取一定措施加以管理,仍然可以保存相当长的时间,相信随着科技的发展,已产生的数字化材料一定会有科学的处理办法,完全不必担心现在数字化材料保存的耐久性问题,而要以积极的态度、发展的眼光来收集与保存数字化档案,特别是具有重要保存价值的数字化档案。比如, 5月12四川省汶川地区发生的里氏8.0级大地震,党和国家领导人、人民子弟兵、医务工作者和包括灾区在内的全国人民在抗震救灾中,一幕幕不畏灾害、舍己救人的动人场景,一份份救灾电子公报文件,以及地震后灾区的建设都是及时通过网络、电视等媒体的电子声像技术向全国人民如实展现,使人们在各地能够身临其境地了解灾情,采取各种形式大力援助灾区,在世界范围内引起了强烈反响。这些材料都是我们档案工作者理应及时收集与整理的极其珍贵的历史资料。这些资料若及时保存,那对今后人们认识重大地震灾害、教育子孙发扬民族精神,都会起到莫大的作用。

目前,全球电子版信息记录材料已经部分替代传统纸质档案材料,电子版信息行业的繁荣发展,表明当今世界已进入了一个数字化阅读利用信息的新时代。传统的纸质载体媒质信息传递业在数字化浪潮的冲击下也积极向数字媒体和网络媒体转型,力求与新的记载传播形式融合。新形势下做好数字化档案工作,强有力领导集体是数字化档案工作的组织保证,因为数字化档案从文件形成、办理到归档管理,都要由主办部门或负责人统一协调,指定专门机构或人员负责,做到“四有”,即有统筹安排、有物质保障、有政策激励、有社会支持。一支熟练掌握计算机技术技能、忠于职守、精益求精、勇于创新、乐于奉献的档案档案队伍是做好数字化档案工作的前提,当前当务之急的是培养和造就一批数字化档案的管理队伍,就目前各机关单位来说,吸纳专业人才,加大在职业教育培训投入,安排档案管理人员参加电子计算机网络数字技能培训,让他们迅速掌握数字媒体技术,以适应现代化档案管理工作,是目前工作中亟待解决的重要问题。

二、档案管理人员的办公条件应与各机关办公自动化同步发展

数字化档案依赖的是计算机设备,离开了计算机和相应的软件,电子文件就无法生成、传递与识别;同时,它还需要具备防磁、防光、防潮、放挤压等妥善保管的条件。如果各机关办公自动化发展快,档案管理设施滞后,将必然造成一定数量电子档案的无法收集和丢失,带来难以弥补的损失与历史缺憾。配备功能齐全的机读设备,设立规范的柜架装具,创造良好的保存环境,是电子档案顺利开展的前提,否则是“巧媳妇难做无米之炊”,无法开展这一重要工作。因此,档案管理人员的办公条件必须而且一定要与各机关办公自动化同步发展,这是开展和搞好数字化档案工作的必备条件。这些现代数字化多媒体设施在档案工作部门目前特别迫切而急需加以配备。

三、加强数字化档案管理,完善工作制度

数字化信息材料兴盛为人们的生活和学习提供了更多乐趣和便利,但也引起了一些传统人士的忧虑。有人认为,随着数字化阅读的兴盛,用不了很长时间,传统的纸质读物将逐渐被人们舍弃,这将破坏只有通过纸质阅读才能感受到的文化韵味。但数字化材料不利于传统的档案管理,档案材料更改能做到不留任何痕迹,文字、声像等多种媒体信息均可单独或相互搭配组合构成新的内容,同一份电子文件的信息可存在不同的载体上,其组成和结构要比纸质文件复杂得多,这对维护档案的原始记录性提出了新的要求。

数字化档案的管理首先要制定相应的档案技术标准,规范工作程序,引用电子档案加密、签署、防漏写入、消息认证、身份验证、防火墙等高科技术,开展档案防伪研究,建立必要的工作机制,依法维护档案的原始真实性和凭证作用。二要加大对数字化档案的监督指导力度,督促制定配套的管理措施,制定电子文件归档范围和归档要求等规范文件,将其纳入机关文件归档材料的重要内容。三要要针对不同对象,采取灵活多样的分类指导方式,定期对归档单位进行管理检查,看归档材料是否完整,档案保管是否符合要求,网上传输发布的档案是否合法等等;四要在更新或更换新的生成电子文件的专用软件前,必须保存两套以上老版电子文件的专用软件,并注明更换日期在档案中使用的范围。五要从电子文件形成起,定期把符合归档条件的数字化材料在计算机网络上集中,按档案管理要求存储到可长期保存的脱机载体上。六要对具有保密要求的电子文件,连接上网前必须采取安全保密措施。七要协助各立档单位建立健全数字化档案管理制度,明确收集、积累方法和对象,使其从形成、收集、归档、移交、保管、利用整个程序都有相应的制度约束,做到有章可循,职责明确,归档材料齐全,整理规范,管理科学,利用方便。八要加强重大活动(重要会议)数字化档案收集与征集工作,做好档案管理部门与主办单位之间的协作,防止分散流失,杜绝私自保存,确保相关材料及时、齐全、完整地归档。

传统档案与数字化档案的管理既要相对统一,又要区别对待。数字档案与纸质档案本来是不同门类的专业档案,现代信息技术已将它们从载体的记载形式、保管的特殊条件等方面融为一体。档案的范畴不再是单一的纸质体材料,而有一部分已被新型媒体的电子版本所代替,在很长一段历史时期内已为绝大多数人所习惯和接受的传统纸质载体档案仍将同数字化读物共生共存,这就使档案工作的内容包含了传统载体档案与数字化档案,二者合二为一。

至于管理中仍然存在的一些技术性问题,我们相信,人类创造了数字化媒体记录与浏览方式,在今后一定时期内会有足够的智慧去保存和利用它,当前我们应不等不靠地在现有的条件下做好目前的工作,有待科学技术的发展,一定会有更科学的管理手段。

四、发掘档案信息资源,采取多种形式开展数字化档案利用工作

俗话说:“以人为鉴,可以知得失;以史为鉴,可以知兴亡”。随着人们生活水平的提高,人民群众对文化生活的需求越来越高,加强文化建设,使人们能够更多、更丰富的文化生活是档案部门落实科学发展观的要求。数字化档案材料是人们关注和乐于接受的新型媒质,档案工作部门应掌握社会对档案信息的需求情况,结合党和政府中心工作,运用馆(室)藏档案资料,通过网络、电视、报刊等媒体,举办数字化档案展览、制作专题片、编写图文资料等形式的宣传活动,通过轻点鼠标便可人们走进档案工作,让人们了解历史,谋划未来,从而引起社会广泛关注,提高全民档案意识利用数字化档案成果可多份复制拷贝特点,将领导和各个部门工作中所需要的资料复制送往,充分发挥档案服务社会建设的作用,以实际工作扩大社会影响,拓宽服务范围,自然也会起到提高档案部门自身地位的作用。

总之,数字化档案现代化管理依赖于信息技术的进步,依赖于有关法律法规的建立和完善,依赖于科学、合理、严密的管理制度,更重要的是依赖于人对它的认知和管理,只有做好每个环节的工作,才能科学地管好数字化档案,维护它的原始面貌和价值,使它能更好地为社会发展服务。

 

 

 

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