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档案著录规则


档案知识  加入时间:2007-02-26 13:50:13     点击:2556
 

档案著录规则

Bibliographical description for archives

和国档案行业标准(DA/T18中华人民共-1999)代替GB/T3792.5-8.5

档案著录规则是在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。

档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作,为建立健全我国统一的案检索体系,广泛开展档案的报道与交流,深入开发档案信息资源,充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准

1. 范围

本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案,可遵照本标准制定细则。

本标准不包括以全宗和类别为对象的著录,也不包括目录组织的方法。

2. 引用标准

下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文,本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB 3792.11983 文献著录总则

GB 71561987 文献保密等级代码

GB 97041988 国家机关公文格式

GBT 154181994 档案分类标引规则

GBT 38601995 文献叙词标引规则

DA/T 11992 档案工作基本术语

DA/T 191999 档案主题标引规则

3. 定义

本标准采用下列定义。

3.1 著录

在编档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。[DAT 15

3.2 著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

3.3 条目

又称款目,档案著录的结果,是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

3.4 著录格式

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.5 档案目录

按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。

4. 著录项目

档案著录项目共分七项,每项分若干著录单元(小项)

4.1 题名与责任说明项

4.1.1 正题名

4.1.2 并列题名*

4.1.3 副题名及说明题名文字*

4.1.4 文件编号*

4.1.5 责任者

4.1.6 附件*

4.2 稿本与文种项

4.2.1 稿本*

4.2.2 文种*

4.3 密级与保管期限项

4.3.1 密级*

4.3.2 保管期限*

4.4 时间项

4.5 载体形态项

4.5.1 载体类型*

4.5.2 数量及单位*

4.5.3 规格*

4.6 附注与提要项

4.6.1 附注*

4.6.2 提要*

4.7 排检与编号项

4.7.1 分类号

4.7.2 档案馆代号*

4.7.3 档号

4.7.4 电子文档号

4.7.5 缩微号

4.7.6 主题词或关键词

4.8 4.14.7中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)

5. 著录用标识符

5.1 为识别各著录项目。单元(小顶)及其 内容,添加如下规定的标识符。

一置于下列各著录项目之前:

稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

=置于并列题名之前。

:置于下列各著录单元之前:

副题名及说明题名文字,文件编号、文种,保管期限、数量及单位、规格。

/置于第一个责任者之前。

;置干多个文件编号之间、多个责任者之间。

, 用于相同职责。身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

+置于每一个附件之前。

[]置于下列著录内容的两端:

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

()置于下列著录内容的两端:

责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者车别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

?用于不能确定的著录内容,一般与“[]”号配合使用。

— 用于下列著录内容之间:

日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

… 用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

5.2 著录用标识符使用说明

5.2.1 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外,各项目连续著录时,其前均冠“.一”。如遏回行,不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。

5.2.2 “.—”符占两格,在回行时不应拆开;“;”和“,”各占一格,前后均不再空格。

5.2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项)时,应将现位于首位的单元原规定的标识符改为“.一”。

5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时,其标识符也需重复。

5.2.5 不著录的项目或单元,其标识符应连同该项目或单元一并省略。

6. 著录条目格式

6.1 段落符号式条目格式

分类号 档案馆代号

档号 电子文档号缩微号

正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号/责任者+附件.—稿本:文种.—密级:保管期限.—时间.—载体类型:数量及单位:规格.—附往

提要

主题词或关键词

段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行,档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行,电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项,密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项,回行时,齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要,回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词,各词之间空一格。

6.2 表格式条目格式

实际工作需要使用表格式条目时,其著录项目应与61相同,其排列顺序可参照6.1

6.3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷,均按6.16.2格式依次著录。

6.4 著录条目的形式为卡片式时,卡片尺寸一般为125CM x7.5CM,著录时卡片四周均应留ICM空隙,如卡片正面著录不完,可接背面连续著录。

7. 著录用文字

7.1 著录用文字必须规范化。

7.2 汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。

7.3 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。

7.4 图形及符号应照录,无法照录的可改为其它形式的相应内容,并加“[]”号。

8. 著录信息源

8.1 著录信息来源于被著录的档案。

8.2 单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。

8.3 一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。

8.4 被著录档案本身信息不足时,参考其它有关的档案资料。

9. 著录项目细则

9.1 题名与责任说明项

9.1.1 题名

题名,又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称。

9.1.1.1 正题名

a)正题名是档案的主要题名,一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。

b)单份文件没有题名,依据其内容拟写题名,并加“[]”号。示例见附录AA.1

c)单份文件的题名不能揭示内容时,原题名照录,井根据其内容另拟题名附后,加“[]”号。

例:通知共青团中央关于纪念一,二九的通知

示例又见附录AA.9

d)单份文件的题名过于冗长时,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部份,节略内容用“……”号表示。

e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时,一般应重新拟写,将原题名修改好后再著录。

9.1.1.2 并列题名

并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名,必要时井列题名与正题名一并著录,并列题名前加“=”号。示例见附录AA.14

9.1.1.3 副题名及说明题名文字

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录,正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。

副题名及说明题名文字前加“:”号。

例:国家机关公文格式:中华人民共和国国家标准

示例又见附录AA.5A6A.16A.17

9.1.2 文件编号

9.1.2.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关,团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

9.1.2.2 文件编号除年度用“[]”号外,其余照原文字符号抄录,其前加“:”号。

1: :中发[1980]16

2: :GBT 1396892

9.1.2.3 联合发文或档案上有多个文件编号时,一般只著录一个文件编号,但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号,中间用“;”号隔开。

9.1.2.4 档案室一般应著录文件编号。

9.1.3 责任说明

责任说明著录责任者,必要时著录职责或身份(职务、职称等)

责任者,也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

9.1.3.1 责任者只有一个时,照原文著录,其前加“/”号。

9.1.3.2 责任者有多个时,著录列居首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,其余视需要著录。被省略的责任者用“”表示。第一个责任者之前加“/”号,责任者之间以“;”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时,可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中,责任者之间以“,”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时,可将多个职责或身份置于责任者后的“()”中,职责或身份之间以“,”相隔。

1/国家计委;国家科委;国家档案局

2/徐昌霖(编剧,导演);舒适,项堃,上官云珠(主演) 陈歌辛(作曲)

9.1.3.3 机关团体责任者

a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

1:/中国共产党中央委员会

/中共中央

2:/中华人民共和国外交部

/外交部

3:/中华人民共和国科学技术部

/科技部

4:/河北省人民政治协商会议

/河北省政协

以上不应简称为“中央”、本部”、科委”、省政协”。

b)历代政权机关团体责任者,著录时其前应冠以朝代或政权名称,并加“()”号。

1:/()内阁

2:/(民国)外交部

9.1.3.4 个人责任者

a)个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其它职责,并加“()”号。

例:/陈毅(外交部长)

b)文件所署个人责任者有多种职务时,只著录与形成文件相应的职务。

例:/毛泽东(中共中央主席)

/毛泽东(国家主席)

/毛泽东(中央军委主席)

c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称,并加“()”号。

例:/()李鸿章

d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异,著录时,应依照该民族的署名习惯著录。

e)外国责任者,姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称,其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”号。

1()斯大林(CTAJlnhn.B.)

2()爱因斯但(EinsteinA.)

9.1.3.5 文件所署责任者为别名、笔名时,均照原文著录,但应将其真实名称附后,并加“()”号。

1:/白芳渠(中共中央北方局)

2:/茅盾(沈雁冰)

9.1.3.6 未署责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[]”号;考证无结果时,以三个“□”代之。

9.1.3.7 文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后,并加“[]”号。

例:/周周恩来

9.1.3.8 文件责任者有误,仍照原文著录,但应考证出真实责任者附后,并加“[]”号。

例:/王国央王国英

9.1.3.9 考证出的责任者根据不足时,在其后加“?”,一并著录于“[]”号。

例:/张治中?

9.1.4 附件

a)附件是指文件正文后的附加材料,只著录附件题名,其前冠“+”号。

b)文件正文后有多个附件时,应逐一著录各附件题名,各附件题名前均冠以“+”号。如附件题名过长,也可简略,其节略内容用“…”号表示,自拟附件题名加“[]”号。示例见附录AA.3A.10

c)若附件题名具有独立检索意义时,亦可另行著录条目,但应在附注项中加以说明。示例见附录AA11

9.2 稿本与文种项

9.2.1 稿本

稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等,其前加“.—”号。

9.2.2 文种

文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等,其前加“:”号。

9.3 密级与保管期限项

9.3.1 密级

密级是指文件保密程度的等级。

9.3.1.1 密级按GB 715619874章文献保管等级代码表划分为六个级别.

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