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档案缩微品保管规范


档案知识  加入时间:2007-02-26 13:38:44     点击:2585
 

档案缩微品保管规范

(DAT 211999)国家技术监督局

1范围

本标准规定了档缩微品的贮存环境、贮存设备、包装的技术要求和保管要求,以及缩微品制作档案的建立和立卷方法。

本标准适用于以聚酯、三醋酸纤维素酯片基材料制作的银-明胶型黑白影像档案缩微品的保存。使用以上片基的其它文献资料缩微品也可参照执行。

2引用标准

下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有

效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

GB6159.1-1985缩微摄影技术词汇第一部分一般术语

GB6159.2-1985缩微摄影技术词汇第二部分材料和包装物

GB/T15737-1995缩微摄影技术银一明胶型缩微胶片的冲洗与保存

GBJ16-1987建筑设计防火规范

JGJ25-1986档案馆建筑设计规范

ISO5466-1996摄影术已显影处理安全摄影胶片的贮存方法

ISO10214-1991摄影术已加工摄影材料-保存用的存档包装物

3定义

本标准采用下列定义。

3.1开放式包装open enclosure

一种不防光,与外界空气不隔绝,只能防止机械损伤的缩微品包装方式。例如:片轴、片盘,封套,开窗止片等。

3.2密闭式包装closed enclosure

一种具有防光、防尘,但与外界空气不隔绝的缩微品包装方式。例如:翻盖式片盒,螺纹盖式片盒,套入盖式片盒等。

3.3密封式包装impermeable enclosure

一种具有防光,并与外界空气隔绝的缩微品包装方式。

3.4档案缩微品archival microform

记录档案信息的、作为档管理的缩微品。

3.5缩微品制作档案archives of microform production

记录缩微品制作过程的文字材料和技术数据,是查考微品制作过程、质量状况的原始凭证性资料。

4档案缩微品的保存

4.1贮存环境

4.1.1温度和相对湿度

4.1.1.1贮存环境的温度与湿度要求见表1

4.1.1.2可采用密封方式达到表1的环境要求。

4.1.1.3贮存环境的温、湿度应相对稳定,24小时内温度变化不大于±2℃、相对湿度变化不大于±5%

1贮存环境温度和相对湿度的要求()

4.1.2空气的净化

空气中的尘埃、化学污染物和微生物等易使缩微胶片擦伤、产生霉斑及影像褪色,因此输入胶片库的空气应净化。

4.1.2.1空气中尘埃的净化

使用过滤器滤掉输入胶片库空气中的尘埃,过滤器的除尘率不低于90%

4.1.2.2化学污染物的净化

常见的对缩微胶片有害的化学污染物有二氧化硫、硫化氢、三氧化硫、臭氧、酸性气体、氨和氧化氮、过氧化物和油漆的挥发性气体等。

中期保存时,一般办公室的环境条件即可。最佳保存时,胶片库的化学污染物的净化需注意以下几点:

a)缩微胶片库要远离有害气体源,库内物品不得释放对缩微胶片有害的气体;

b)通过过滤或吸收装置将有害气体从空气中除掉。例如:用处理过的水的空气净化器,可消除二氧化硫,

用活性炭可吸附二氧化硫和硫化物,但使用这些方法要严格控制,活性炭的使用需由专业人员操作;

c)-明胶型缩微胶片与重氮胶片、微泡胶片、硝酸纤维素片基胶片不能同室存放,档案缩微品不能与纸质档案、磁性载体档案同室存放;

d)缩微胶片库不能远离有害气体源时,胶片要采用密封保存;

e)用强制通风的办法使库房空气流通。

4.1.3防火

4.1.3.1存放缩微品的库房耐火极限应符合GBJ16中规定的一、二级耐火等级要求。

4.1.3.2应备有无二次危害的自动灭火装置。

4.1.3.3档案缩微品如有副本,应另行安排存放地点。

4.1.3.4缩微胶片包装物应达到经受150℃干热达4小时不燃烧,即使发生变形,也不会损坏其中的胶片或妨碍胶片从包装物中取出的要求。

4.1.3.5制作片盘、片轴、片盒等的材料不得比胶片更容易燃烧和分解。

4.1.3.6为了防止在发生火灾时引起胶片着火或对胶片造成危害,应采用密封式包装,并将密封式包装的胶片存放在防火库中或隔热的胶片柜内。

4.1.4防水

4.1.4.1必须采取防水措施。

4.1.4.2不应采取依靠产生水雾而获得隔热效果的防火措施。

4.1.5防光

档案缩微品应蔽光保存。

4.2包装

4.2.1档案缩微品的包装可分为密封式包装、密闭式包装和开放式包装。

当胶片库能满足4.1的规定时,缩微品可以用开放式包装存放在密闭的柜橱内,或以密闭式包装保存。如果胶片库不能达到4.1规定的要求,或在低温下保存时,缩微品必须以密封式包装保存。

4.2.2不同类型的缩微品应分别包装,不得混绕在同一卷或存放在同一片袋内。

4.2.3包装时温、湿度的调整

4.2.3.1档案缩微品在进行密封式包装前,必须按规定的时间将其存放在4.1所规定的温、湿度环境中加以平衡(见表2)

4.2.3.2从低温环境中取出的缩微品,应先进行温度平衡,要打开密封包装进行湿度平衡,时间大约为24周。

2各类缩微品调整平衡需要的时间()

4.3包装物及包装材料

有关包装物及包装材料参见GB/T15737

4.4缩微品的放置

4.4.1原底片、中间片与工作片应分柜存放,并在柜外用标签注明。

4.4.2卷式胶片应卷绕适度,存放时应平放(片轴的轴心线垂直水平面),对卷绕在片盘上的卷片也可竖放。

4.4.3片式胶片(平片、封套片、开窗片等)应垂直存放。

4.5贮存用具

4.5.1制作贮存容器、柜、架等,都应使用耐腐蚀的、不易燃烧的材料。

4.5.2贮存用具的材料、表面涂层及它们挥发出的气体不得对缩微品构成损害。

5.1缩微品制作档案的内容

缩微品经检查合格后,应将其制作过程中各环节的文字材料和技术数据整理归入制作档案,其内容包括:

a)拍摄任务书;

b)拍摄前整理编排作业单;

c)拍摄作业单;

d)冲洗作业单(含各代)

e)拷贝作业单(含各代)

f)质量检测单(含各代)

g)更正补拍说明;

h)缩微品移交资料;

j)其它在缩微品制作中具有查考价值的资料。

5.2缩微品制作档案的立卷

5.2.1以档案全宗为单位,按档案年度或问题进行立卷。

5.2.2立卷的缩微品制作档案,其内容应完整、齐全、准确。为便于查考应编制案卷目录、卷内目录、页次号等并填写备考表。

6缩微品的检查与保管

6.1缩微品的检查

6.1.1检查内容

6.1.1.1缩微品物理形态(卷曲、变形、脆裂、粘连、乳剂层脱落等)是否有变化。

6.1.1.2缩微品技术指标(密度、解像力等)是否有变化。

6.1.1.3缩微品是否有其它可见性(微斑、变色、生霉等)变化。

6.1.1.4包装材料是否有变形、脆化、发霉等现象。

6.1.2检查方法

6.1.2.1每隔两年,应选取一定数量的缩微品作抽样检查。

6.1.2.2如发现保存环境的温湿度较长时间偏离所规定的范围,应不定期的进行检查。

6.1.2.3每次至少应抽取全部缩微品中的20%做样品进行检查,其中2%左右为以前已经检查过的。

6.1.2.4检查室的温、湿度应与贮存室的温、湿度相近。

6.1.3检查中如发现问题,应及时报告和登记,并查明原因,采取有效措施。

6.2缩微品的保管

档案缩微品保管应按档案保管的有关规定执行。取用缩微品时应按要求进行温、湿度平衡调整。

中华人民共和国档案行业标准.

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